Despre Copiatoare

Cum alegem un copiator?

Inainte sa vorbiti cu un dealer care vinde copiatoare trebuie sa va puneti urmatoarele intrebari:

1. Pentru ce imi trebuie un copiator?

In zilele noastre aproape toate copiatoarele digitale sunt vandute sub numele de multifunctionale pentru ca pot indeplinii si alte functii in afara de copiere, cum ar fi: printare locala sau in retea, scanare sau fax. Aceste module sunt de obicie vandute ca si accesorii optionale ceea ce inseamna ca va puteti decide si dupa cumparare daca doriti sa adaugati noi functii echipamentului.

Avand un echipament legat in retea inseamna ca permiteti colegilor sa copieze, printeze sau sa scaneze din fata propriului computer. Pentru ca echipamentul are la baza un copiator, utilizatorii pot face seturi de documente colationate pe care le pot capsa sau perfora fara a pleca din fata calculatorului.
Perceptia unor cumparatori este ca odata cu adaugarea de noi functionalitati va scadea si fiabilitatea copiatorului. Este o perceptia gresita deoarece in ultima vreme producatorii au facut progrese importante in aceasta privinta. Oricum este adevarat ca daca va bazati pe un singur echipament pentru copiere, printare, scanare si fax, in cazul unei defectiuni veti pierde una sau mai multe functionalitati, poate chiar toate…

In acelasi timp trebuie sa va decideti daca doriti un copiator color sau monocrom (alb-negru). Un copiator color va costa cu cel putin 50% mai mult decat unul monocrom.

Pentru companiile care au nevoie atat printare/copiere color si alb-negru un copiator hibrid alb-negru/color este cea mai buna solutie. Comutand intre modul alb-negru si modul color un copiator hibrid va economisii banii pentru consumabilele color care sunt mai scumpe decat cele alb-negru. O noua solutie este si noua tehnologie a copiatoarelor pe baza de cerneala solida – gel. Tehnologia folosita de copiatoarele cu gel este similara cu cea a imprimantelor cu jet de cerneala dar cu dezavantajele eliminate. Avantajele acestor copiatoare constau in pretul redus de achizitie si pretul consumabilelor cu mult sub pretul copiatoarelor color cu toner. Echipamentele color dedicate sunt mult mai scumpe, diferenta de pret se materializeaza in calitatea si acuratetea printului. 

2. Care este volumul de lucru lunar de care am nevoie?

Odata de v-ati hotarat asupra functiilor de care aveti nevoie trebuie sa va ganditi la volumul lunar de lucru.
In cazul in care aveti deja un copiator puteti determina volumul lunar dupa contorul copiatorului. Orice copiator are un contor mecanic sau electronic pe care il gasiti de obicei pe pupitrul de comanda. In cazul in care nu aveti un copiator incercati sa estimati numarul de copii sau printuri tinand cont de activitatea dvs. Printare sau copiere facturi, garantii, avize de insotire a marfii, oferte, carti, grafice, documente de ordine interna sau alte documente. Acum ca aveti o cifra estimativa a volumului adunati inca 15-20% pentru a acoperii cresteri neasteptate ale volumului si pentru a compensa volumul specificat de producator care in multe cazuri este “umflat” din motive de marketing. Suprasolicitarea copiatorul este cea mai rapida cale catre defectiuni neastepte si reparatii costisitoare, mai bine sa platiti la inceput un echipament putin mai scump dar care sa suporte un volum ridicat decat sa riscati sa stricati un echipament de birou scump si esential in birou.

3. Cat de rapid trebuie sa fie?

Viteza unui copiator este masurata in copii pe minut (cpm) sau pagini pe minut (ppm). Oricare din aceste variante se refera la numarul de pagini de format A4 sau letter pe care un copiator le poate produce intr-un minut cand functioneaza la viteza maxima. Copiatoarele sunt impartite in mai multe segmete: primul cuprinzand copiatore cu o viteza cuprinsa intre 15 si 20 pagini pe minut si terminand cu copiatoare cu o viteza de peste 91 ppm. Cele mai multe birouri se pot descurca confortabil cu copiatore cu viteze cuprinse intre 15 si 50 ppm.

Desigur exista copiatoare mai complexe care sunt capabile sa copieze / printeze in mod automat pe ambele fete ale hartiei (fata-verso), sa copieze pe harti de format mare sau chiar sa sorteze documentele, sa le capseze si sa le perforeze dar toate aceste operatiuni vor incetii procesul de copiere. Inca un aspect important legat de viteza este timpul necesar pentru prima copie. Daca stiti sa urmeaza sa faceti multe copii o singura data intrebati care este timpul necesar primei copii, copiatoarele necesita un timp de incalzire sau chiar daca sunt calde trebuie luat in calcul timpul de scanare, s-ar putea sa fie un timp mai mare decat suntei dispus sa asteptati.

Evaluati copiatoarele

Odata ce ati stabilit nevoile: volumul lunar, color sau monocrom, viteza, necesitatea conectivitatii in retea si alte functii este timpul sa cautati anumite modele de copiatoare care sa corespunda nevoilor dvs. Tinand cont de aceste necesitati va puteti baza alegerea pe factorii importanti si nu dupa anumite functii oferite de multe copiatoare, functii pe care nu le veti folosi nicioadata.

Acum nu este cazul sa presupuneti ca daca urmeaza sa cumparati un copiator care inglobeaza mai multe functii veti platii pentru functionalitati care nu vor folosi niciodata. Copiatoarele digitale sunt produse cu foarte multe functii incluse astfel ca aceste functii pe care le considerati “in plus” nu vor avea nici un efect asupra pretului sau efectul va fi foarte mic.

Trebuie sa tineti cont ca un copiator conectat in retea va permite personalului sa printeze, scaneze si sa trimita faxuri fara a fi nevoiti sa plece din fata calculatorului, astfel sporind productivitatea. 

Tot ce ramane acum de facut este cautati modelul potrivit nevoilor dvs. in categoriile copiatoare alb-negru sau copiatoare color